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 Digitale Workflows verkürzen Rechnungsdurchlaufzeiten um bis zu 80 Prozent

Die Logistikunternehmen Meyer Logistik und Meyer Quick Service Logistics beschleunigen ihre Prozesse mit zahlreichen Workflows



Jahrzehntelange Erfahrung macht die Ludwig Meyer GmbH & Co. KG (Meyer Logistik) und die Meyer Quick Service Logistics GmbH (Meyer QSL) heute von Schweden bis nach Sizilien zu einem der ersten Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Lebensmittel Verteilerlogistik in Europa. Für die Verwaltung der von den über 2000 Mitarbeitern täglich erstellten bzw. bearbeiteten geschäftsrelevanten Dokumenten setzt Meyer Logistik zukünftig ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System auf der Basis der ECM Software von OPTIMAL SYSTEMS in verschiedenen Unternehmensbereichen und europaweiten Standorten ein.

 

Lösungen

  • Revisionssichere digitale Belegarchivierung
  • Lösung für den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail
  • Digitale Workflows (Rechnungseingangs-, Reklamations-, Wareneingangs-, Artikelanlage-, Beschaffungsworkflows u. a. m.)
  • Einsatz in verschiedenen Fachabteilungen und an mehreren Standorten europaweit/mehrsprachig
  • Anbindung an Fuhrparksoftware und Tachoplus
  • Automatisierte Rechnungsverteilung (AWP-Lösung SimpleFlow)

 

Seit 1949 sorgt Meyer Logistik für „Frische“ im Markt. Der Spezialist für die Lebensmittel ­Verteilerlogistik agiert europaweit mit über 2.000 Mitarbeiter und mehr als 1.200 Fahrzeuge im täglichen Einsatz, um zuverlässig empfindliche Lebensmittel termingerecht zu distribuieren. In Deutschland vertrauen nahezu alle namhaften Lebensmittelfilialisten auf die „Frischekompetenz“ der Meyer Logistik. Für den Systemgastronomiebereich unterhält die Schwestergesellschaft Meyer QSL mit Sitz in Friedrichsdorf Taunus im ganzen Bundesgebiet Bestands­ und Umschlagslager.

 

Prozessoptimierung und Beschleunigung waren die Anforderungen, die beide Unternehmen, die Meyer Logistik und die Meyer QSL an unseren Partner AWP Consult GmbH stellten. Als erster Projektschritt wurde die Lösung für den elektronischen Rechnungsversand zur automatisierten Steuerung und Kontrolle des Rechnungsversands sowie auch für die Beleg-Archivierung eingeführt. So werden nun alle Ausgangsrechnungen unmittelbar nach Erstellung zur weiteren Ablaufsteuerung übernommen.

 

Das Produkt SimpleFlow von AWP regelt automatisiert die Verteilung von Rechnungen auf eine Druckstraße, nachdem eine Optimierung nach Debitoren stattgefunden hat und Kennmarken (OMR) für Kuvertiermaschinen aufgebracht wurden.

 

Auch der Rechnungsversand per E­-Mail für Rechnungsempfänger, die die Vorteile elektronischer Rechnungen erkannt haben, wird von dem Produkt erledigt. 

 

Abschließend sorgt SimpleFlow für eine den gesetzlichen Regularien entsprechende Archivierung aller Rechnungen in DigiArch, ein OEM-­Produkt auf Basis der Enterprise ­Content­Management­ Suite von OPTIMAL SYSTEMS. Dort werden alle Rechnungen automatisch in die entsprechenden Ablagestrukturen mit allen erforderlichen Suchbegriffen abgelegt. Damit lassen sich die Belege einfach und schnell wieder finden und recherchieren.

 

Mittlerweile werden in beiden Unternehmen nahezu zehn verschiedene Workflows produktiv eingesetzt.

Neben der Rechnungseingangsworkflow-Verarbeitung in beiden Firmen, wird das Reklamationsmanagement, der Wareneingang, neue Artikelanlage sowie die Beschaffung bei der Meyer QSL über diverse Workflows freigegeben bzw. gesteuert. Dabei wird in mehreren Standorten europaweit mit den Lösungen mehrsprachig gearbeitet. Bei Meyer Logistik wurde zuletzt eine Workflowlösung für die Neubeschaffung von Fahrzeugen entwickelt. Zudem wurden Bestandsysteme wie die Fuhrpark-Software und Tachoplus über Schnittstellen angebunden.

Unsere Rechnungsdurchlaufzeiten haben sich dank des perfekt in unsere Unternehmensabläufe integrierten Eingangsbelegworkflows um bis zu 80 Prozent verkürzt“, erklärt Björn Gersch, Director Operations bei der Ludwig Meyer. „Die hohe Durchdringung der ECM ­Lösung innerhalb unserer Geschäftsprozesse macht eine nahtlose Verknüpfung der Fachbereiche möglich.“

 

Vorteile im Überblick:

  • Prozessoptimierung und -beschleunigung
  • Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeiten um bis zu 80 Prozent
  • Nahtlose Verknüpfung von Fachbereichen und Standorten europaweit durch zentrale Ablage
  • Mehr Sicherheit durch revisionssichere Archivierung
  • Zentrale Verwaltung aller relevanten Informationen in einem System
  • Verbesserung der Zusammenarbeit der an der Wertschöpfung beteiligten Mitarbeiter, Geschäftsbereichen und Organisationen 
  • Vermeidung von Redundanzen und Informationsverlusten im Unternehmen
  • Zeiteinsparungen durch Automatisierung von dokumentenabhängigen Prozessen
  • Planungssicherheit durch automatisierte Fristenkontrolle von Liefer- und Vertragsterminen
  • Weltweiter Zugriff auf einen einheitlichen und aktuellen Datenbestand

 

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