GoBD konformes DMS
GoBD konformes DMS alle wichtigen Informationen
enaio® ist eine leistungsstarke Plattform für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement (DMS). Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente zentral zu verwalten, Informationen strukturiert bereitzustellen und Geschäftsprozesse digital abzubilden.
Mit enaio® lassen sich Dokumente revisionssicher archivieren, Workflows automatisieren und Informationen schnell auffinden. Dadurch entstehen transparente, effiziente und zukunftssichere Prozesse.
AWP Consult bietet auf Basis von enaio® maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Archivierung, das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung und das Qualitätsmanagement. Alle Lösungen sind darauf ausgelegt, Prozesse effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten.
Durch die Verbindung von Technologie, Beratung und langjähriger Projekterfahrung entstehen individuelle DMS- und ECM-Konzepte, die exakt zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen.
AWP Consult begleitet Unternehmen von der Analyse bestehender Prozesse über die Konzeption bis hin zur technischen Umsetzung und Schulung. So wird sichergestellt, dass enaio® optimal in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert wird.
Im Fokus stehen eine strukturierte Einführung, klare Projektabläufe und eine Lösung, die langfristig skalierbar und wirtschaftlich einsetzbar ist.
Mit den Lösungen von AWP Consult lassen sich unter anderem Eingangsrechnungen, Vertragsprozesse, Archivierungsabläufe und Qualitätsmanagement-Prozesse automatisieren. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert und Bearbeitungszeiten spürbar verkürzt.
Regelbasierte Workflows, digitale Freigaben und strukturierte Ablagen schaffen mehr Transparenz und eine deutlich höhere Prozesssicherheit.
Mit KI-gestützten Funktionen wie Talk2Document können Dokumente intelligenter ausgewertet, Inhalte schneller gefunden und relevante Informationen gezielt genutzt werden. Das verbessert die Informationsverarbeitung und unterstützt die tägliche Arbeit spürbar.
Die Kombination aus DMS, Automatisierung und KI schafft moderne Lösungen für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse effizient weiterentwickeln möchten.
Ja, die Lösungen unterstützen eine revisionssichere Archivierung und helfen Unternehmen dabei, Dokumente nachvollziehbar, vollständig und sicher zu verwalten. Zugriffe, Änderungen und Prozessschritte können lückenlos dokumentiert werden.
Damit schaffen Unternehmen eine belastbare Grundlage für Compliance, Transparenz und eine rechtssichere digitale Dokumentenverwaltung.
Die Lösungen von AWP Consult richten sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse digitalisieren, automatisieren und zentral steuern möchten. Besonders relevant sind sie für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und klaren Anforderungen an Effizienz und Compliance.
Dank modularer Pakete und individueller Beratung lassen sich die Lösungen flexibel an unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen anpassen.
Was ist ein GoBD-konformes DMS?
Für wen ist ein GoBD konformes DMS geeignet?
Vorteile eines GoBD konformen DMS von AWP Consult
GoBD konformes DMS - Wichtigste Informationen
Die nächsten Schritte zum GoBD konformen DMS
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Tiefgehende Antworten auf die Fragen, die Unternehmen stellen, bevor sie ihre Dokumente rechtssicher und GoBD konform archivieren.
Ein klassisches Ablagesystem wie ein Netzwerklaufwerk, SharePoint Ordner oder eine Cloud Ablage speichert Dokumente, ohne nachweisen zu können, ob sie verändert, gelöscht oder unvollständig sind. Genau das ist aus Sicht der GoBD ein Problem: Steuerlich relevante Belege müssen unveränderbar, vollständig und lückenlos nachvollziehbar archiviert werden.
Ein GoBD konformes DMS erfüllt diese Anforderungen technisch und organisatorisch. Dokumente werden revisionssicher abgelegt, jede Änderung wird versioniert, jeder Zugriff protokolliert. Aufbewahrungsfristen laufen automatisch, Berechtigungen sind klar geregelt, und eine Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Prozess.
Das Ergebnis: Bei einer Betriebsprüfung sind alle Belege innerhalb von Sekunden auffindbar, vollständig und prüfungssicher. Kein Suchen in Ordnern, keine fehlenden Dokumente, keine Diskussionen mit dem Finanzamt.
Ein häufiger Irrtum: Viele Unternehmen denken, nur Rechnungen müssten revisionssicher archiviert werden. Tatsächlich umfasst die GoBD alle steuer und handelsrechtlich relevanten Unterlagen. Dazu zählen:
- Eingangs und Ausgangsrechnungen: inklusive E Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD
- Buchungsbelege und Kontoauszüge: jede Buchung muss nachweisbar sein
- Verträge und Geschäftsbriefe: auch in elektronischer Form
- Steuerlich relevante E Mails: z. B. Bestellbestätigungen oder Preisabsprachen
- Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen
- Jahresabschlüsse und steuerliche Unterlagen
enaio® archiviert alle diese Dokumenttypen in einem einheitlichen System mit Metadaten, Volltextsuche und revisionssicherer Ablage. AWP Consult definiert in der Konzeptionsphase, welche Dokumentarten relevant sind und wie sie strukturiert werden.
Die GoBD definieren keine konkreten Produkte oder Technologien, sondern Prinzipien. Ein DMS muss diese Prinzipien technisch zuverlässig umsetzen. Konkret bedeutet das:
- Unveränderbarkeit: Archivierte Dokumente werden auf WORM Speicher oder mit kryptografischen Verfahren gegen Veränderung gesichert
- Versionierung: Bearbeitungen vor der Archivierung werden vollständig historisiert
- Audit Trail: Jeder Zugriff, jede Aktion wird mit Nutzer und Zeitstempel protokolliert
- Rechte und Rollenkonzept: nur berechtigte Personen sehen, ändern oder löschen Dokumente
- Volltextsuche und Metadaten: jedes Dokument muss schnell auffindbar sein
- Aufbewahrungsfristen: automatische Steuerung der gesetzlichen Fristen (6 bzw. 10 Jahre)
enaio® erfüllt alle diese Anforderungen out of the box. AWP Consult sorgt in der Implementierung dafür, dass diese technischen Funktionen auch organisatorisch korrekt konfiguriert sind, denn eine Software allein macht noch keine GoBD Konformität.
Ein DMS entfaltet seinen vollen Nutzen erst, wenn es nahtlos mit den führenden Systemen zusammenarbeitet. Denn die meisten archivierungspflichtigen Dokumente entstehen nicht im DMS, sondern in ERP, Buchhaltung, E Mail oder Fachanwendungen.
enaio® bietet native Schnittstellen zu den gängigsten Systemen:
- SAP: über RFC und BAPI
- Microsoft Dynamics 365: direkte API Anbindung
- DATEV: zertifizierte Schnittstelle für Belegtransfer
- proALPHA, Sage, Navision, Infor: über standardisierte Konnektoren
- Microsoft Outlook & Exchange: für die GoBD konforme E Mail Archivierung
AWP Consult analysiert vor der Implementierung, welche Systeme angebunden werden müssen und wie die Datenflüsse aussehen. So entsteht ein durchgängiger Prozess: Dokumente landen automatisch und revisionssicher im richtigen Archivpfad, ohne dass Mitarbeitende manuell ablegen müssen.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland sind klar geregelt und müssen in jedem DMS zuverlässig umgesetzt werden:
- 10 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte sowie alle steuerlich relevanten Unterlagen
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Handelsbriefe und sonstige steuerlich relevante Korrespondenz, einschließlich E Mails
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung aus dem März 2025 darf also frühestens am 1. Januar 2036 gelöscht werden.
enaio® steuert diese Fristen automatisch. Dokumente werden mit ihrem Aufbewahrungsende verknüpft, vor Ablauf ist eine Löschung technisch unmöglich. Nach Fristende kann revisionssicher gelöscht werden, inklusive Protokoll. AWP Consult definiert die Aufbewahrungsregeln in der Konzeptionsphase verbindlich pro Dokumentart.
Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt drei Zugriffsformen auf elektronische Unterlagen, festgelegt durch die GoBD:
- Z1 (Unmittelbarer Zugriff): Direkter Lesezugriff auf das DMS durch den Prüfer
- Z2 (Mittelbarer Zugriff): Auswertung durch das Unternehmen nach Vorgaben des Prüfers
- Z3 (Datenträgerüberlassung): Export der Daten in einem maschinell auswertbaren Format
enaio® unterstützt alle drei Zugriffsarten. Dokumente sind innerhalb von Sekunden nach Lieferant, Datum, Belegnummer, Kostenstelle oder Schlagwort auffindbar. Der vollständige Audit Trail belegt jede Aktion. Exporte für die Finanzverwaltung können standardisiert erstellt werden.
Im Vergleich dazu: Wer Belege noch in Papierordnern oder unstrukturierten Dateiablagesystemen verwaltet, riskiert Mehrarbeit, fehlende Belege und im Worst Case Zuschätzungen durch das Finanzamt. Eine fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation ist dabei einer der häufigsten Kritikpunkte in Prüfungen.
Auf den ersten Blick scheinen GoBD und DSGVO im Konflikt zu stehen: Die GoBD verlangt eine langjährige Aufbewahrung, die DSGVO fordert das Recht auf Löschung. Tatsächlich lassen sich beide Anforderungen sauber vereinen, wenn das DMS richtig konfiguriert ist.
Ein GoBD konformes DMS löst diesen Konflikt durch:
- Differenzierte Zugriffsrechte: Nur berechtigte Personen sehen personenbezogene Daten
- Verschlüsselung: Sowohl bei der Übertragung als auch in der Ablage
- Lösch und Sperrkonzepte: Daten, deren steuerliche Frist abgelaufen ist, werden DSGVO konform gelöscht oder anonymisiert
- Auskunfts und Exportfunktionen: für Betroffenenanfragen nach Art. 15 DSGVO
- Hosting im DACH Raum: idealerweise in deutschen oder europäischen Rechenzentren mit klarer Auftragsverarbeitung
AWP Consult achtet bei der Implementierung auf eine saubere Trennung zwischen Aufbewahrungspflicht und Datenschutzanforderungen. Beides muss dokumentiert sein, sowohl in der Verfahrensdokumentation (GoBD) als auch im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (DSGVO).
Die Pflicht zur GoBD konformen Archivierung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Schon Einzelunternehmer und kleine Betriebe müssen ihre steuerlich relevanten Unterlagen revisionssicher aufbewahren. Die Frage ist also weniger, ob ein DMS sinnvoll ist, sondern welcher Funktionsumfang passt.
Typische Indikatoren, ab wann sich ein professionelles DMS wirtschaftlich lohnt:
- Mehr als 200 archivierungspflichtige Dokumente pro Monat
- Mehrere Standorte oder Außendienstmitarbeitende mit Zugriffsbedarf
- Hoher Anteil an digitalen Eingangsbelegen (E Rechnungen, E Mails)
- Externe Prüfanforderungen durch GoBD, ISO oder Branchenstandards
- Wachsende Dokumentenmengen und Platzmangel im Papierarchiv
In unseren Projekten amortisiert sich ein GoBD konformes DMS typischerweise innerhalb von 12 bis 24 Monaten, durch eingesparte Bearbeitungszeit, reduzierte Archivkosten, weniger Suchaufwand und vor allem durch deutlich entspanntere Betriebsprüfungen.
Ein typisches DMS Einführungsprojekt bei AWP Consult dauert 10 bis 16 Wochen, abhängig vom Dokumentenvolumen, der Anzahl angebundener Systeme und der Komplexität der Aufbewahrungsregeln.
- Wochen 1 bis 3 – Analyse: Aufnahme aller relevanten Dokumentarten, Quellsysteme und gesetzlichen Anforderungen, Interviews mit Buchhaltung, IT und Fachabteilungen
- Wochen 4 bis 6 – Konzeption: Definition von Aktenstrukturen, Berechtigungskonzept, Aufbewahrungsregeln und Schnittstellen. Erstellung der Verfahrensdokumentation
- Wochen 7 bis 12 – Konfiguration und Integration: Aufbau der enaio® Umgebung, Anbindung an ERP, DATEV, Outlook etc., Testbetrieb mit realen Dokumenten
- Wochen 13 bis 16 – Migration, Schulung, Go live: Übernahme bestehender Bestände, rollenspezifische Schulungen, produktiver Start
Was intern vorbereitet sein sollte:
- Klare Ansprechpartner aus Buchhaltung, IT und ggf. Datenschutz benennen
- Aktuelle Dokumentenlandschaft grob dokumentieren (welche Dokumente, wo, wie viele)
- Bereits vorhandene Verfahrensdokumentationen zur Verfügung stellen
- Zugang zu ERP, DATEV und Mailsystem für die technische Anbindung vorbereiten
